Інструкція про порядок використання електронної системи закупівель у разі здійснення допорогових закупівель, вартість яких є меншою за вартість, що встановлена в частині третій статті 3 Закону України "Про публічні закупівлі".

Основою метою цієї Інструкції є впорядкування використання електронної системи закупівель під час здійснення закупівлі товарів, робіт і послуг, вартість яких є меншою за вартість, що встановлена в абзацах другому і третьому частини першої статті 2 Закону України "Про публічні закупівлі".

І. Загальні положення

1. Ця Інструкція визначає порядок використання електронної системи закупівель (далі - ЕСЗ) під час здійснення закупівлі товарів, робіт і послуг, вартість яких є меншою за вартість, що встановлена в частині третій статті 3 Закону України "Про публічні закупівлі" (далі - Закон), з метою відбору постачальника товару (товарів), надавача послуги (послуг) та виконавця робіт для укладення договору, або оприлюднення звіту про укладені договори в системі електронних закупівель відповідно до Закону у разі здійснення закупівель товарів, робіт і послуг без її використання.

2. Попередньо авторизованим/авторизованим електронним майданчикам враховувати вимоги Інструкції при затверджені власних регламентів.

3. У цій Інструкції терміни вживаються в таких значеннях:

• допорогова закупівля – придбання замовником товарів, робіт і послуг, вартість яких є меншою за вартість, що встановлена в частині третій статті Закону, або суб'єктом підприємницької діяльності, що не є замовником в розумінні Закону на будь-яку суму. Не замовник в розумінні Закону - юридичні особи, інші суб'єкти підприємницької діяльності, що не відповідають критеріям, визначеним у статті 2 Закону.
• закупівля - придбання товарів, робіт і послуг, вартість яких є меншою за вартість, що встановлена в частині третій статті 3 Закону, шляхом здійснення відбору постачальника товару (товарів), надавача послуги (послуг), виконавця робіт із використанням електронної системи закупівель для укладення договору про закупівлю;
• замовник закупівлі – це замовники, визначені в частині першій статті 2 Закону, а також державні, комунальні, казенні підприємства, їхні дочірні підприємства, господарські товариства чи об’єднання, в яких державна чи комунальна частка у статутному капіталі складає 50 і більше відсотків;
• переможець – учасник, пропозиція якого відповідає всім умовам та вимогам до предмета закупівлі, визначених замовником, визнана найбільш економічно вигідною і якого замовник визначив переможцем;
• пропозиція учасника – пропозиція щодо предмета закупівлі або його частини (лота), яку учасник подає для участі у закупівлі відповідно до вимог, визначених замовником;
• учасник – фізична особа, у тому числі фізична особа-підприємець, або юридична особа, яка подала через електронну систему закупівель пропозицію для участі в закупівлі, оголошеній замовником згідно з цією Інструкцією.

Інші терміни вживаються у значенні, наведеному в Законі та Порядку функціонування електронної системи закупівель та проведення авторизації електронних майданчиків, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 24.02.2016 № 166 (далі – Порядок функціонування системи).

4. Під час проведення закупівлі в електронній системі закупівель інформація розміщується українською мовою, крім тих випадків, коли використання букв і символів української мови призводить до її спотворення (зокрема, але не виключно, адреси мережі “Інтернет”, адреси електронної пошти, торговельної марки (знаку для товарів і послуг), загальноприйняті міжнародні терміни). Використання латинських та інших символів при написанні українських слів не допускається.

Інформація може бути додатково розміщена англійською мовою за наявності відповідних функціональних можливостей авторизованого/попередньо авторизованого електронного майданчика. При цьому інформація, що розміщена українською мовою, є автентичною.

Доступ користувачів до інформації про закупівлі, а також надання можливості замовнику, державним (зокрема казенним) та комунальним підприємствам, їх дочірнім підприємствам, об’єднанням підприємств, а також господарським товариствам, в яких державна або комунальна частка у статутному капіталі становить 50 і більше відсотків, проведення закупівель і учасникам брати участь у закупівлях здійснюється відповідно до Порядку функціонування системи.

5. Усі документи і відомості, пов’язані з проведенням закупівлі, у тому числі з поданням пропозицій, подаються в електронному вигляді через ЕСЗ.

6. Замовники можуть використовувати електронну систему закупівель з метою здійснення відбору постачальника товару (товарів), надавача послуг (послуги) та виконавця робіт, а також оприлюднення звітів згідно з вимогами Господарського кодексу України.

ІІ. Порядок застосування електронної системи закупівель для проведення закупівлі

1. Закупівля в електронній системі закупівель передбачає такі етапи:

• оголошення про проведення закупівлі;
• період уточнення інформації, зазначеної в оголошенні про проведення закупівлі;
• подання пропозицій учасниками;
• електронний аукціон;
• розгляд пропозицій учасників;
• визначення переможця закупівлі та завершення закупівлі.

2. Під час оголошення закупівлі в ЕСЗ розміщується інформація про:

• найменування, місцезнаходження, ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, його категорія;
• назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником ( у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності);
• інформація про технічні, якісні та інші характеристики предмета закупівлі;
• кількість та місце поставки товарів або обсяг і місце виконання робіт чи надання послуг;
• строк поставки товарів, виконання робіт, надання послуг;
• умови оплати;
• очікувану вартість предмета закупівлі;
• період уточнення інформації про закупівлю (не менше трьох робочих днів);
• кінцевий строк подання пропозицій (строк для подання пропозицій не може бути меншим ніж два робочі дні);
• перелік критеріїв та методика оцінки із зазначенням питомої ваги критеріїв;
• розмір та умови надання забезпечення пропозиції учасників (якщо замовник вимагає його надати);
• розмір та умови надання забезпечення виконання договору про закупівлю (якщо замовник вимагає його надати);
• розмір мінімального кроку пониження ціни під час електронного аукціону (в межах від 0,5 відсотка до 3 відсотків або в грошових одиницях очікуваної вартості закупівлі.

Вимоги до предмета закупівлі, кваліфікаційні критерії, визначені замовником, проект договору, інші документи можуть бути завантажені в ЕСЗ окремими файлами або в електронній формі з окремими полями в електронній системі закупівель. Замовником також може бути зазначена інформація стосовно джерела фінансування, виду та розміру забезпечення пропозицій учасників, іншої інформації, яку замовник вважає за потрібне зазначити.

3. Замовник має можливість вносити зміни в інформацію та документи щодо закупівлі до початку етапу подання пропозицій учасників. Уся історія внесених змін зберігається і доступна для перегляду користувачами. Якщо зміни вносяться до інформації і документів, які були завантажені окремими файлами, такі зміни додатково завантажуються у ЕСЗ окремими файлами.

4. Фізична/юридична особа на етапі періоду уточнень до кінця строку його завершення має можливість звернутися до замовника через ЕСЗ за розясненням щодо інформації, розміщеної під час оголошення про закупівлю та щодо вимог до предмета закупівлі та/або звернутися до замовника з вимогою щодо усунення порушення. Звернення щодо роз’яснення та/або вимога можуть бути подані в ЕСЗ як щодо всієї закупівлі так й щодо окремого лоту.

Звернення щодо роз’яснення та/або вимога формуються лише в текстовому вигляді без можливості приєднання файлів.

Усі питання/відповіді зберігаються в ЕСЗ та є доступними всім користувачам для перегляду. Інформація стосовно автора звернення щодо роз’яснення та/або вимоги в ЕСЗ є анонімною та не розкривається.

Питання учасників є анонімними до закінчення аукціону. З метою збереження анонімності замовник відповідає на питання, за потреби завантажує додаткові файли в такому ж порядку, як у випадку розміщення/зміни оголошення Закупівлі.

5. На етапі подання пропозицій до кінця строку його завершення учасники подають пропозиції в ЕСЗ шляхом заповнення електронної форми з окремими полями та завантаження інформації та документів у вигляді електронних документів через авторизовані/попередньо авторизовані електронні майданчики.

Кожен учасник має можливість подати лише одну пропозицію, у тому числі до визначеної в оголошенні про закупівлю частини предмета закупівлі (лота). Пропозиції учасників, подані після закінчення строку їх подання, ЕСЗ не приймаються.

6. Учасник має можливість вносити зміни та уточнення до поданої ним пропозиції до кінцевого строку завершення етапу подання пропозицій учасників, визначеного замовником.

Уся історія внесених змін до пропозиції зберігається у ЕСЗ та стає доступною для перегляду користувачами після закінчення етапу електронного аукціону.

ЕСЗ надає можливість учаснику відкликати (анулювати) свою пропозицію до закінчення строку її подання, встановленого замовником.

7. Інформація, зазначена у пунктах 2, 3, 4 цього розділу, яка подається окремими файлами повинні мати розширення “.doc”, “.docx”, “.ppt”, “.pptx”, “.pdf”, “.jpeg”, “.png” та/або розширення програм, що здійснюють архівацію даних. Забороняється обмежувати перегляд цих файлів шляхом встановлення на них паролів або у будь-який інший спосіб.

8. Дата та час електронного аукціону призначаються ЕСЗ автоматично.

Перед початком етапу електронного аукціону ЕСЗ автоматично розкривається інформація про ціни/приведені ціни пропозицій учасників. Інформація про учасників та їх пропозиції є закритою до закінчення етапу електронного аукціону.

Якщо на етапі подання пропозицій учасників подано більше ніж одна пропозиція, ЕСЗ активує єдиний модуль “Аукціон”. Якщо на етапі подання пропозицій учасників подано одну пропозицію, то ЕСЗ автоматично переходить до етапу розгляду пропозицій учасників.

Усі користувачі мають можливість у режимі онлайн (on-line) спостерігати за ходом електронного аукціону.

9. Доступ учасників до єдиного модуля “Аукціон” здійснюється через авторизовані/попередньо авторизовані електронні майданчики.

10. Перед початком електронного аукціону ЕСЗ робить паузу 5 хвилин після чого автоматично оголошує раунд. У кожному раунді учасники в порядку, що визначається від пропозиції з найвищої до найнижчої ціни/приведеної ціни, а для пропозицій з однаковими цінами/приведеними цінами – першою наданою пропозицією, протягом 2 хвилин мають можливість знизити ціну/приведену ціну своєї пропозиції не менше ніж на один крок від своєї попередньої ціни/приведеної ціни.

Під час раунду до завершення часу подання ціни пропозиції учасник має можливість змінювати ціну/приведену ціну своєї пропозиції. У разі, якщо учасником не здійснюються дії щодо зміни ціни/приведеної ціни його пропозиції, ЕСЗ зберігається попередня ціна/приведена ціна пропозиції учасника і надається можливість наступному учаснику подати ціну/приведену ціну його пропозиції.

Аукціон проводиться в три етапи (раунди), пауза між раундами складає 2 хвилини.

11. На етапі розгляду пропозицій учасників ЕСЗ автоматично розкривається вся інформація, зазначена в пропозиціях учасників, та формується перелік учасників у порядку від найнижчої до найвищої запропонованої ними ціни / приведеної ціни.

Документи замовника з інформацією щодо переможця закупівлі та/або відхилення найбільш економічно вигідної пропозиції завантажуються ним в ЕСЗ окремими файлами.

Наступна найбільш економічно вигідна пропозиція учасника, у разі відхилення попередньої найбільш економічно вигідної пропозиції учасника, визначається ЕСЗ автоматично. При цьому замовник повторно здійснює в ЕСЗ дії щодо визначення переможця закупівлі.

12. Інформація про відхилення пропозиції протягом одного дня з дня прийняття рішення замовником оприлюднюється в електронній системі закупівель та автоматично надсилається учаснику, пропозиція якого відхилена через електронну систему закупівель.

Учасник, пропозиція якого відхилена, може звернутися до замовника з вимогою надати додаткову аргументацію щодо причин невідповідності його пропозиції умовам, визначеним в оголошенні про проведення закупівлі, та вимогам до предмета закупівлі. Не пізніше ніж через три робочі дні з дня надходження такого звернення через електронну систему закупівель замовник зобов'язаний надати йому відповідь.

13. На етапі визначення переможця закупівлі та завершення закупівлі замовником, у разі прийняття замовником рішення про визначення переможця закупівлі, в ЕСЗ публікується інформація про намір укласти договір з переможцем закупівлі шляхом завантаження окремого файлу та ЕСЗ формується інформація про переможця закупівлі (назва переможця закупівлі, ціна його остаточної пропозиції, документи щодо пропозиції).

Договір про закупівлю, що розміщується в ЕСЗ протягом двох робочих днів з дня його укладання, є у вільному доступі для перегляду користувачами.

14. У разі відміни закупівлі, замовник зазначає підстави про таку відміну шляхом заповнення відповідних полів та завантаження окремого файлу з відповідною інформацією.

У разі, якщо до кінця завершення строку подання пропозицій учасників не зареєстровано жодну пропозицію, ЕСЗ автоматично визначає закупівлю такою, що не відбулася.

У разі, якщо до кінця завершення строку розгляду пропозицій учасників замовником відхилені всі подані пропозиції учасників, ЕСЗ автоматично визначає закупівлю такою, що не відбулася.