Регламент використання електроного майданчика Zakupki.Prom.ua

1. Загальні положення

Цей регламент визначає правила і порядок використання електронної системи комерційних закупівель на електронному майданчику Zakupki.Prom.ua.

1.1 Визначення основних термінів

Електронний Майданчик (далі - Майданчик) – інформаційно-телекомунікаційна система, яка забезпечує реєстрацію осіб, автоматичне розміщення, отримання і передання інформації та документів під час проведення процедур закупівель, користування сервісами з автоматичним обміном інформацією, доступ до якого здійснюється за допомогою мережі Інтернет та забезпечує проведення процедур закупівель, створення, розміщення, оприлюднення та обмін інформацією і документами. Для цілей цього Регламенту, під Електронним майданчиком розуміється електронний майданчик, який розміщений в мережі інтернет за посиланням https://zakupki.prom.ua/;

Аукціон (Модуль аукціону) – складова частина Майданчику, що забезпечує можливість Учасників, які подали пропозицію на закупівлю, зменшити ціну згідно з правилами, визначених цим Регламентом;

Двоетапний тендер – процедура відбору, в якій наявна прекваліфікація учасників на предмет відповідності їх пропозицій технічним вимогам, встановленим Замовником;

Запит цінових пропозицій (англ. request for proposal – Запит пропозиції, скорочено RFP) – це спрощений тип тендерної процедури, в якій Замовник створює заявку на надання послуг чи виконання робіт для Учасників (потенційних виконавців). Мета процедури – визначитися із потенційною вартістю робіт або послуг, описаних у запиті, а також із колом можливих виконавців замовлення;

Конкурентний вибір – процедура відбору, в якій учасник має можливість запропонувати Замовнику не повний обсяг закупівлі;

Замовник – фізична особа-підприємець або юридична особа, яка здійснює організацію закупівлі з використанням Майданчика;

Користувач Майданчику – Замовник, Учасник;

Крок аукціону – мінімальна сума або відсоток від початкової пропозиції, на які в ході Аукціону може здійснюватися зниження цінової пропозиції;

Оператор Майданчика – юридична особа, зареєстрована в установленому законом порядку на території України, що має право на використання Електронного майданчика і необхідних для його функціонування програмно-апаратних засобів. У цілях цього Регламенту Оператором Електронного майданчика є Товариство з обмеженою відповідальністю “ЗАКУПКИ.ПРОМ.УА”.

Простий тендер – процедура відбору учасників, у якій кваліфікація пропозицій учасників відбувається тільки після аукціону;

Рейтинг замовника – показник, який розраховується Майданчиком автоматично на основі історії проведення закупівель Замовником на Майданчику, і публікується (у відкритому доступі) на Майданчику для інформування зацікавлених учасників щодо репутації Замовника;

Рейтинг постачальника – показник, який розраховується Майданчиком автоматично на основі історії дій Учасника на Майданчику (подання пропозицій, запитання, скарги, тощо), і публікується (у відкритому доступі) на Майданчику для інформування зацікавлених сторін щодо репутації Замовника;

Рівні доступу до закупівлі – обраний Замовником рівень доступу до інформації про закупівлю, результатів та Учасників оголошеної Замовником закупівлі;

Тендер (Торги, Закупівля, Процедура) – здійснення відбору учасників з метою визначення переможця торгів згідно з процедурами, встановленими цим Регламентом або проведення аналізу ринку у процедурах Запиту цінових пропозицій;

Учасник – фізична особа підприємець або юридична особа, яка виявила намір взяти участь у закупівлях з використанням Майданчику та є зареєстрованим користувачем Майданчика.

2. Підключення Замовників до Майданчику

2.1 До початку проведення закупівель за допомогою Майданчика, Замовник повинен:

  • Ознайомитись з цим Регламентом, прийняти його правила і, за необхідності, внести зміни до внутрішніх положень про здійснення закупівель;
  • Призначити Куратора з числа посадових осіб Замовника, який буде отримувати регулярну звітність про стан закупівель Замовника та проблеми, які виникають в процесі роботи і брати участь у вирішенні спірних питань;
  • Укласти договір з Оператором Майданчика, в тому числі, шляхом акцепту договору-оферти про надання доступу до онлайн-сервісу Zakupki.Prom.ua з правом на використання програмної продукції розміщеного за посиланням - https://zakupki.prom.ua/public-offer і створити облікові записи, необхідні для роботи.

2.2 Оператор Майданчика має право в будь-який момент припинити надання послуг за договором із Замовником/Учасником у випадку порушення ними положень розділу 5 Регламенту. При цьому застосовуються норми та санкції, встановлені як у цьому Регламенті, так і у договорі між Оператором Майданчика та Замовником/Учасником.

3. Планування закупівель

3.1 Оголошення закупівлі:

3.1.1 Замовник публікує оголошення про проведення закупівлі, яке містить наступну інформацію:

  • Опис предмету закупівлі;
  • Опис окремих номенклатурних позицій, необхідну кількість, місце та дати їх постачання та їх класифікацію за Єдиним Закупівельним Словником країн-членів ЄС (CPV, ДК ххх:2015);
  • Очікувану вартість закупівлі (за необхідності);
  • Умови оплати;
  • Крок аукціону;
  • Дату і час завершення прийому пропозицій;
  • Контактну інформацію представників Замовника, до яких можна звертатись за уточненнями або запитаннями;
  • Вимоги до кваліфікації учасників та предмету закупівлі (у вигляді окремого вкладеного файлу);
  • Іншу інформацію у вигляді вкладених файлів.

3.1.2 Додатково до цієї інформації, Замовник може визначити наступні елементи:

  • Якісні (нецінові) показники, які будуть застосовуватись до пропозицій учасників з метою визначення найкращої пропозиції;
  • Вимоги до гарантійного забезпечення, яке мають надати учасники для участі в тендері.

3.1.3 В оголошенні про проведення закупівлі рекомендовано вказати посилання на сторінку Майданчика в Інтернеті з вказівкою про те, що прийом пропозицій відбувається саме через Майданчик.

3.1.4 В оголошенні про проведення закупівлі не дозволяється вказувати інші способи подання/прийому пропозицій, аніж ті, що передбачені цим Регламентом (через електронну пошту, листом на адресу замовника, телефонним повідомленням тощо).

3.1.5 Замовник не має права розміщувати оголошення про один і той самий предмет закупівлі одночасно на Майданчику і поза Майданчиком.

3.2 Використання якісних (нецінових) показників.

3.2.1 Замовник може встановити якісні показники для визначення економічно найвигіднішої пропозиції, але вага таких показників не повинна перевищувати 50% від загальної вартості.

3.2.2 У випадку застосування таких показників, під час створення оголошення про закупівлю, Замовник визначає конкретні припустимі значення кожного показника і вагу кожного значення. Ця інформація публікується в складі оголошення і Учасники можуть заздалегідь оцінювати якісні показники своєї пропозиції і підвищувальний коефіцієнт, який вони отримують.

3.2.3 При проведенні двоетапного тендеру, Замовник може визначати критерії, обов’язкові для заповнення учасниками, та критерії, які закриті для учасників. Обов’язкові критерії заповнюються Учасником та можуть бути переглянуті Замовником. Закриті критерії заповнюються виключно Замовником, під час прекваліфікації.

3.3 Рівень доступу до Закупівлі

3.3.1 Замовник має право в залежності від власних потреб визначити Рівень доступу до закупівлі:

  • Відкрита закупівля - взяти участь, побачити оголошення про закупівлю, результати Аукціону та обраного Замовником переможця можуть всі Учасники, які є зареєстрованими користувачами Майданчика;
  • Закупівля без публікації результатів - взяти участь можуть всі Учасники, які є зареєстрованими користувачами Майданчика, проте результати бачить лише Замовник, оголошення про закупівлю є доступним до завершення прийому пропозицій, після цього всі дії щодо цієї закупівлі будуть доступні лише для Замовника;
  • Участь за запрошенням - взяти участь та побачити оголошення про закупівлю можуть лише обрані Замовником Учасники. Закупівля не відображається на Майданчику, Учасники не отримують доступ до даних інших Учасників - інформація доступна лише Замовнику.

3.4 Прийом пропозицій

3.4.1 Учасники можуть подавати свої пропозиції на закупівлю з моменту початку прийому пропозицій і до моменту завершення цього періоду, як було визначено Замовником в Оголошенні.

3.4.2 Учасники подають пропозиції на тендер виключно через Майданчик. В момент подання пропозиції Оператор Майданчика стягує з Учасника плату за доступ до Майданчика відповідно до встановлених тарифів (за виключенням тендерів в яких не передбачена плата за доступ до Майданчику для участі в тендері).

3.4.3 До завершення періоду прийому пропозицій, Учасник може внести зміни до пропозиції або відкликати її (виключення передбачено п. 3.10.8 Регламенту). У випадку відкликання пропозиції, Оператор Майданчика повертає Учаснику плату за доступ до Майданчика для подання пропозиції.

3.4.4 До моменту розкриття цінових пропозицій, Майданчик забезпечує їх конфіденційність. Інформація про подані цінові пропозиції не розкривається.

3.4.5 Кожен учасник має право подати одну пропозицію на один і той самий тендер.

3.5 Реверсивний аукціон.

3.5.1 Дата і час аукціону визначаються Майданчиком автоматично.

3.5.2 Всі учасники, які подали пропозиції на Простий тендер, та не були відхилені на Двоетапному тендерії, автоматично допускаються до аукціону. Після аукціону, вся інформація (включаючи вкладені файли) по поданим пропозиціям автоматично публікується на Майданчику в залежності від обраного Замовником Рівня доступу до закупівлі.

3.5.3. З інструкцією щодо аукціону на пониження можна ознайомитися за посиланням - https://education.zakupki.prom.ua/yak-prohodit-etap-auktsionu-na-ponizhennya-u-komertsiynih-zakupivlyah

3.6 Визначення переможця процедури.

3.6.1 Після завершення Аукціону, Система автоматично розкриває інформацію про Учасників для Замовників та для Учасників в залежності від Рівня доступу до закупівлі і сортує остаточні пропозиції (з урахуванням результату Аукціону) від найменшої ціни до найбільшої (у випадку застосування Замовником нецінових критеріїв - від найбільш економічно вигідної до найменш економічно вигідної) для розгляду пропозицій Замовником.

3.6.2 Учасники можуть за власним рішенням завантажувати додаткові вкладені файли. У випадку, якщо такі вкладені файли містять змінену або доповнену інформацію, Замовник має право залишити таку інформацію без розгляду. Учасники, чия пропозиція була відхилена на прекваліфікації, можливості завантажувати додаткові файли не мають.

3.6.3 За наявності підстав для відхилення пропозиції, Замовник надає обґрунтування таких підстав (у вигляді вкладеного файлу, який прикріплюється до рішення Замовника на Майданчику або у довільній формі в полі інтерфейсу "Опис причини") і відхиляє таку пропозицію. Підставою для відхилення може бути лише недотримання умов або вимог, що були вказані в тендерній документації, яку Замовник додавав до закупівлі відповідно до п 3.1.1 Регламенту.

3.6.4 За відсутності підстав для відхилення, Замовник публікує на Майданчику рішення про визнання пропозиції переможцем. Скасувати рішення про визнання пропозиції переможцем Замовник може самостійно, у випадку відмови Учасника від укладання договору.

3.6.5 Рішення про визначення переможця Замовник має право опублікувати в системі протягом трьох календарних днів з моменту прийняття такого рішення, але не пізніше, ніж через 20 календарних днів з моменту завершення аукціону, якщо інше не передбачено в тендерній документації Замовника.

3.7 Публікація договору.

3.7.1 Після укладання договору з Учасником, який був визнаний переможцем, Замовник має право опублікувати інформацію про договір.

3.7.2 Замовник має право додати текст договору у вигляді вкладених файлів.

3.8 Скасування закупівлі.

3.8.1 Замовник може у будь-який момент, до завершення тендеру, скасувати закупівлю, опублікувавши на Майданчику причини такого скасування. В цьому випадку Майданчик повертає Учасникам оплату за подання пропозицій, крім випадків, коли пропозиція Учасника була відхилена Замовником.

3.8.2 Замовник не може скасувати тендер за яким не обрано переможця протягом 90 календарних днів з дати початку проведення кваліфікації пропозицій учасників.

3.9 Особливості Простого тендеру.

3.9.1 Період подання пропозицій встановлюється самостійно Замовником, але не може бути меншим ніж 30 хвилин.

3.9.2 У випадку, якщо на закупівлю була подана лише одна пропозиція, закупівля автоматично переводиться на стадію визначення переможця.

3.9.3 В цьому типі процедури, моментом розкриття пропозицій вважається завершення аукціону, але в залежності від Рівнів доступу до закупівлі.

3.10 Особливості Двоетапного тендеру.

3.10.1 Замовником встановлюється лише дата та час завершення періоду подання пропозицій. Мінімальний строк подання пропозицій становить - 30 хвилин.

3.10.2 При подачі пропозицій, Учасники Двоетапного тендеру мають зазначити, які документи є комерційною частиною пропозиції. Такі документи розкриваються Замовникові для розгляду тільки після завершення Аукціону. Також Учасник Двоетапного тендеру може надати деяким документам ознаки конфіденційних - це зробить їх доступними тільки для Замовника.

3.10.3 Якщо на момент завершення періоду подання пропозицій подано мінімум дві пропозиції, тендер перейде до етапу прекваліфікації. На цьому етапі розкриваються Замовникові тільки технічна та кваліфікаційна частини пропозиції, комерційна частина залишається прихованою та розкривається тільки після аукціону. Замовник розглядає пропозиції учасників та допускає їх до Аукціону, або відхиляє ті пропозиції, що не відповідають вимогам.

3.10.4 Учасник, за пропозицією якого Замовником не було прийнято рішення, має право завантажувати додаткові вкладені файли, або змінювати суму пропозиції.

3.10.5 Закупівля вважається успішною якщо подано мінімум одну пропозицію. В такому випадку процедура перейде одразу до кваліфікації. Якщо після прекваліфікації до аукціону допущено лише одного Учасника, то процедура також перейде одразу до кваліфікації.

3.10.6 В цьому типі процедури, моментом розкриття пропозицій вважається момент початку прекваліфікації, але в залежності від Рівня доступу в закупівлю.

3.10.7 Учасники на етапі прекваліфікації мають право внести зміни до пропозиції, додавати документи або відкликати пропозицію.

3.11 Особливості Запиту цінових пропозицій.

3.11.1 Замовником встановлюється дата та час завершення періоду подання пропозицій. Мінімальний строк подання пропозицій становить - 30 хвилин.

3.11.2 Подання пропозицій у таку процедуру є безкоштовним для Учасника (постачальника).

3.11.3 У випадку, якщо на закупівлю була подана хоча б одна пропозиція, закупівля автоматично переводиться на статус “Завершено”.

3.11.4 Якщо на процедуру не було подано жодної пропозиції, вона вважається такою, що не відбулася.

3.12 Особливості Конкурентного вибору.

3.12.1 Замовником встановлюється дата та час завершення періоду подання пропозицій. Мінімальний строк подання пропозицій становить - 30 хвилин.

3.12.2 Подання пропозицій у таку процедуру є безкоштовним для Учасника (постачальника).

3.12.3 У випадку, якщо на закупівлю була подана хоча б одна пропозиція, закупівля автоматично переводиться на статус “Кваліфікація”.

3.12.4 Якщо на процедуру не було подано жодної пропозиції, вона вважається такою, що не відбулася.

3.12.5 Процедура не передбачає етапу аукціону, учасники мають можливість знижувати вартість до закінчення періоду подання пропозицій.

3.12.6 Процедура передбачає створення декількох позицій у тендері, учасник має можливість подавати пропозицію у кожну з них окремо.

3.12.7 Під час створення процедури Замовник визначає чи надавати можливість Учаснику подавати пропозицію на неповний обсяг закупівлі.

3.12.8 Після завершення періоду подання пропозицій Замовник має можливість обрати переможцем як одного так і декількох Учасників (постачальників).

4. Плата за доступ до Майданчика.

4.1 Плата за доступ до Майданчика з Замовника стягується у випадку вибору та активації одного із пакетів процедур:

  • “Запит цінових пропозицій”;
  • "Безкоштовна участь для постачальників".

4.2 Плата за доступ до Майданчика для оголошення процедур вказаних в п. 4.1 Регламенту Замовнику не повертається.

4.3 Плата за доступ до Майданчика з Учасника стягується в момент подання ним пропозиції на тендер, за винятком процедур, що були оплачені замовником вказаних в п. 4.1 Регламенту.

4.4 Плата за доступ до Майданчика для подання пропозиції повертається Учаснику в наступних випадках:

  • Учасник скасував свою пропозицію до моменту розкриття пропозицій;
  • Замовник скасував тендер, крім випадків відхилення Замовником пропозиції Учасника.

5. Підстави для відключення Учасників та Замовників від Майданчику

5.1 Оператор Майданчика має право зупинити надання послуг Учаснику/Замовнику у випадку наявності однієї з таких ситуацій:

5.1.1 розміщення інформації, яка заборонена чинним законодавством або носить ознаки шахрайських дій;

5.1.2 отримання обов’язкових до виконання рішень компетентних державних органів України;

5.1.3 вимог власників прав інтелектуальної власності, у т.ч., але не обмежуючись, авторських або суміжних прав, прав на знаки для товарів та послуг, на винаходи та корисні моделі, на промислові зразки та т.п.;

5.1.4 іншого порушення прав або законних інтересів інших користувачів Майданчика, юридичних та фізичних осіб за їх мотивованим зверненням (у тому числі у разі порушень прав споживачів);

5.1.5 виявлення інформації про Користувача, що свідчить про несумлінне використання Майданчика, надання Користувачем недостовірної інформації, здійснення діяльності з порушенням вимог чинного законодавства України.

5.2 Оператор Майданчика залишає за собою право видаляти з Майданчика та з власних серверів будь-яку інформацію або матеріали, які, на його думку, є неприйнятними, незаконними, недостовірними, дискримінаційними, такими, що порушують етичні, гуманістичні, моральні норми, нехтують правилами пристойності, носять характер шахрайських дій тощо або порушують цей Регламент.

5.3 Зупинка надання послуг триває протягом періоду необхідного для врегулювання питань, які стали підставою для припинення надання послуг. Якщо питання між сторонами не врегульовані Оператор Майданчика має право в достроковому порядку розірвати договірні відносини і припинити надання послуг.

6. Прикінцеві положення

6.1 Цей Регламент може бути змінений за рішенням Майданчика в односторонньому порядку.

6.2 Зміни (доповнення) до Регламенту, вступають в силу в строк визначений при такому розміщенн або з моменту розміщення нової редакції Регламенту на Майданчику.

6.3 Оператор Майданчика не несе відповідальності перед Користувачами або іншими третіми особами щодо:

6.3.1 змісту та законності, достовірності та повноти інформації (контенту), що надається/одержуваної Користувачем при використанні Майданчика;

6.3.2 якості товарів/послуг, що пропонуються Учасниками на Майданчику, доставку їх у строк;

6.3.3 дії Замовника щодо вибору того чи іншого Учасника як переможця тендеру;

6.3.4 відповідності товарів/послуг, придбаних за допомогою Майданчику, очікуванням та/або вимогам Замовника;

6.3.5 виконання Учасниками своїх зобов’язань по доставці придбаних за допомогою Майданчику, їх повернення або заміни, повернення коштів у разі розірвання договору тощо;

6.3.6 виконання гарантійних зобов’язань Замовників перед Учасниками та Учасників перед Замовниками по придбаних за допомогою Майданчику товарів/послуг;

6.3.7 відповідності діяльності, здійснюваної Учасником, з продажу товарів/надання послуг вимогам законодавства України;

6.3.8 виконання Замовниками своїх зобов’язань по оплаті замовлених у Учасників товарів/послуг.