Регламент використання електроного майданчика Zakupki.Prom.ua

1. Загальні положення

Цей регламент визначає правила і порядок використання електронної системи комерційних закупівель на електронному майданчику і Zakupki.Prom.ua.

1.1 Визначення основних термінів

Електронний Майданчик (далі - Майданчик) – інформаційна система, яка забезпечує реєстрацію осіб, автоматичне розміщення, отримання і передання інформації та документів під час проведення процедур закупівель, користування сервісами з автоматичним обміном інформацією, доступ до якого здійснюється за допомогою мережі Інтернет та забезпечує проведення процедур закупівель, створення, розміщення, оприлюднення та обмін інформацією і документами. Для цілей цього Регламенту, під Електронним майданчиком розуміється електронний майданчик, який розміщений в мережі інтернет за посиланням https://zakupki.prom.ua/;

Аукціон (Модуль аукціону) – складова частина Майданчику, що забезпечує можливість Учасників, які подали пропозицію на закупівлю, зменшити ціну згідно з правилами, визначених цим Регламентом;

Двоетапний тендер – процедура відбору, в якій наявна прекваліфікація учасників на предмет відповідності їх пропозицій технічним вимогам, встановленим Замовником;

Запит цінових пропозицій (англ. request for proposal – Запит пропозиції, скорочено RFP) – це спрощений тип тендерної процедури, в якій Замовник створює заявку на надання послуг чи створення певного проекту для потенційних виконавців/ Мета процедури – визначитися із потенційною вартістю робіт або послуг, описаних у запиті, а також із колом можливих виконавців замовлення;

Конкурентний вибір – процедура відбору, в якій учасник має можливість запропонувати Замовнику не повний обсяг закупівлі;

Замовник – фізична особа-підприємець або юридична особа, яка здійснює організацію закупівлі з використанням Майданчика;

Користувач Майданчику – Замовник, Учасник;

Крок аукціону – мінімальна сума або відсоток від початкової пропозиції, на які в ході електронного аукціону може здійснюватися зниження цінової пропозиції;

Оператор Майданчика – юридична особа, зареєстрована в установленому законом порядку на території України, що має право на використання Електронного майданчика і необхідних для його функціонування програмно-апаратних засобів. У цілях цього Регламенту Оператором Електронного майданчика є Товариство з обмеженою відповідальністю “ЗАКУПКИ.ПРОМ.УА”.

Простий тендер – процедура відбору учасників, у якій кваліфікація пропозицій учасників відбувається тільки після аукціону;

Рейтинг замовника – показник, який розраховується Майданчиком автоматично на основі історії проведення закупівель Замовником на Майданчику, і публікується (у відкритому доступі) на Майданчику для інформування зацікавлених учасників щодо репутації Замовника;

Рейтинг постачальника – показник, який розраховується Майданчиком автоматично на основі історії дій Учасника на Майданчику (подання пропозицій, запитання, скарги, тощо), і публікується (у відкритому доступі) на Майдачнику для інформування зацікавлених сторін щодо репутації Замовника;

Тендер (Торги, Закупівля, Процедура) – здійснення відбору учасників з метою визначення переможця торгів згідно з процедурами, встановленими цим Регламентом;

Учасник – фізична особа підприємець або юридична особа, яка виявила намір взяти участь у закупівлях з використанням Майданчику та є зареєстрованим користувачем Майданчика.

2. Підключення Замовників до Майданчику

2.1 До початку проведення закупівель за допомогою Майданчика, Замовник повинен:

  • Ознайомитись з цим Регламентом, прийняти його правила і, за необхідності, внести зміни до внутрішніх положень про здійснення закупівель;
  • Призначити Куратора з числа посадових осіб Замовника, який буде отримувати регулярну звітність про стан закупівель Замовника та проблеми, які виникають в процесі роботи і брати участь у вирішенні спірних питань;
  • Укласти договір з Оператором Майданчиком і створити облікові записи, необхідні для роботи.

2.2 Оператор Майданчика має право в будь-який момент припинити надання послуг за договором із Замовником/Учасником у випадку порушення ними положень розділу 5 Регламенту. При цьому застосовуються норми та санкції, встановлені як у цьому Регламенті, так і у договорі між Оператором Майданчика та Замовником/Учасником.

3. Планування закупівель

3.1 Оголошення закупівлі:

3.1.1 Замовник публікує оголошення про проведення закупівлі, яке містить наступну інформацію:

  • Опис предмету закупівлі;
  • Опис окремих номенклатурних позицій, необхідну кількість, місце та дати їх постачання та їх класифікацію за Єдиним Закупівельним Словником країн-членів ЄС (CPV, ДК ххх:2015);
  • Очікувану вартість закупівлі (за необхідності);
  • Умови оплати;
  • Крок аукціону;
  • Дату і час завершення прийому запитань;
  • Дату і час початку прийому пропозицій;
  • Дату і час завершення прийому пропозицій;
  • Контактну інформацію представників Замовника, до яких можна звертатись за уточненнями або запитаннями;
  • Вимоги до кваліфікації учасників (у вигляді окремого вкладеного файлу);
  • Іншу інформацію у вигляді вкладених файлів.

3.1.2 Додатково до цієї інформації, Замовник може визначити наступні елементи:

  • Якісні (нецінові) показники, які будуть застосовуватись до пропозицій учасників з метою визначення найкращої пропозиції;
  • Вимоги до гарантійного забезпечення, яке мають надати учасники для участі в тендері.

3.1.3 В оголошенні про проведення закупівлі рекомендовано вказати посилання на сторінку Майданчику в Інтернеті з вказівкою про те, що прийом пропозицій відбувається саме через Майданчик.

3.1.4 В оголошенні про проведення закупівлі не дозволяється вказувати інші способи подання/прийому пропозицій, аніж ті, що передбачені цим Регламентом (через електронну пошту, листом на адресу замовника, телефонним повідомленням тощо).

3.1.5 Замовник не має права розміщувати оголошення про один і той самий предмет закупівлі одночасно на Майданчику і поза Майданчиком.

3.2 Використання якісних (нецінових) показників.

3.2.1 Замовник може встановити якісні показники для визначення економічно найвигіднішої пропозиції, але вага таких показників не повинна перевищувати 50% від загальної вартості.

3.2.2 У випадку застосування таких показників, під час створення оголошення про закупівлю, Замовник визначає конкретні припустимі значення кожного показника і вагу кожного значення. Ця інформація публікується в складі оголошення і Учасники можуть заздалегідь оцінювати якісні показники своєї пропозиції і підвищувальний коефіцієнт, який вони отримують.

3.2.3 При проведенні двоетапного тендеру, Замовник може визначати критерії, обов’язкові для заповнення учасниками, та критерії, які закриті для учасників. Обов’язкові критерії заповнюються Учасником та можуть бути переглянуті Замовником. Закриті критерії заповнюються виключно Замовником, під час прекваліфікації.

3.3 Період уточнень

3.3.1 Період уточнень має свої особливості, які залежать від обраного типу закупівлі. При проведенні Простого тендеру тривалість періоду уточнень встановлюється Замовником самостійно, з урахуванням особливостей, визначених розділом 3.10 цього Регламенту. При проведенні Двоетапного тендеру тривалість періоду уточнень встановлюється автоматично таким чином, аби завершитись за день до закінчення періоду подання пропозицій.

3.3.2 Учасники можуть задавати запитання. Запитання Учасників і відповіді Замовника публікуються на Майданчику.

3.3.3 При проведенні Простого тендеру, Замовник може вносити зміни до оголошення до завершення періоду уточнень та відповідати на питання до завершення тендеру. При проведенні Двоетапного тендеру, Замовник може вносити зміни до Оголошення до завершення періоду подання пропозицій та відповідати на питання до завершення тендеру, з урахуванням особливостей, визначених розділом 3.11 цього Регламенту.

3.3.4 Звернення Учасників до контактної особи Замовника напряму поза межами Майданчиком не можуть розглядатись як офіційні і не враховуються під час подальшого перебігу процедур за виключенням випадку, коли Замовник вносить зміни до оголошення закупівлі, базуючись на результатах такого спілкування.

3.4 Подання пропозицій

3.4.1 Учасники можуть подавати свої пропозиції на закупівлю з моменту початку прийому пропозицій і до моменту завершення цього періоду, як було визначено Замовником в Оголошенні.

3.4.2 Учасники подають пропозиції на тендер виключно через Майданчик. В момент подання пропозиції Оператор Майданчика стягує з Учасника плату відповідно до встановлених тарифів.

3.4.3 До завершення періоду подання пропозицій, Учасник може внести зміни до пропозиції або скасувати її. У випадку скасування тендеру, Оператор Майданчика повертає Учаснику плату за подання пропозиції.

3.4.4 До моменту розкриття цінових пропозицій, Майданчик забезпечує їх конфіденційність. Інформація про подані цінові пропозиції не розкривається.

3.4.5 Кожен учасник має право подати одну пропозицію на один і той самий тендер.

3.5 Реверсивний аукціон.

3.5.1 Дата і час аукціону визначаються Майданчиком автоматично.

3.5.2 Всі учасники, які подали пропозиції на Тендер, та не були відхилені на прекваліфікації, автоматично допускаються до аукціону. Після аукціону, вся інформація (включаючи вкладені файли) по поданим пропозиціям автоматично публікується на Майданчику.

3.6 Визначення переможця процедури.

3.6.1 Після завершення Аукціону, Система автоматично розкриває інформацію про Учасників і сортує остаточні пропозиції (з урахуванням результату Аукціону) від найменшої ціни до найбільшої (у випадку застосування Замовником нецінових критеріїв - від найбільш економічно вигідної до найменш економічно вигідної) для визначення порядку розгляду пропозицій Замовником.

3.6.2 Учасники можуть за власним рішенням завантажувати додаткові вкладені файли. У випадку, якщо такі вкладені файли містять змінену або доповнену інформацію, Замовник має право залишити таку інформацію без розгляду. Учасники, чия пропозиція була оголошена переможцем або відхилена, можливості завантажувати додаткові файли не мають.

3.6.3 За наявності підстав для відхилення пропозиції, Замовник надає обґрунтування таких підстав (у вигляді вкладеного файлу, який прикріплюється до рішення Замовника на Майданчику) і дискваліфікує таку пропозицію. Підставою для відхилення може бути лише недотримання умов або вимог, що були вказані в тендерній документації, яку Замовник додавав до закупівлі, як вказано у п 3.1.1.

3.6.4 За відсутності підстав для відхилення, Замовник публікує на Майданчику рішення про визнання пропозиції переможцем. Скасувати рішення про визнання пропозиції переможцем Замовник може самостійно, у випадку відмови Учасника від укладання договору.

3.6.5 Рішення про визначення переможця Замовник має опублікувати в системі протягом трьох календарних днів з моменту прийняття такого рішення, але не пізніше, ніж через 20 календарних днів з моменту завершення аукціону, якщо інше не передбачено в тендерній документації Замовника.

3.7 Публікація договору.

3.7.1 Після укладання договору з Учасником, який був визнаний переможцем, Замовник має можливість опублікувати інформацію про договір, зазначаючи наступну інформацію:

  • Номер договору;
  • Вартість договору;
  • Дата укладання договору;
  • Дата завершення договору.

3.7.2 Замовник може додати текст договору у вигляді вкладених файлів.

3.8 Скасування закупівлі.

3.8.1 Замовник може у будь-який момент до завершення тендеру скасувати закупівлю, опублікувавши на Майданчику причини такого скасування. В цьому випадку Майданчик повертає Учасникам оплату за подання пропозицій.

3.8.2 Якщо замовник не обирає переможця та не завершує процедуру протягом 90 календарних днів, закупівля переводиться у статус “Завершено автоматично”.

3.9 Особливості Простого тендеру.

3.9.1 Період уточнень у Простому тендері встановлюється Замовником самостійно. Період уточнень не може бути меншим ніж 1 робочий день.

3.9.2 Період подання пропозицій не може бути меншим ніж 1 робочий день.

3.9.3 У випадку, якщо на закупівлю була подана лише одна пропозиція, закупівля автоматично переводиться на стадію визначення переможця.

3.9.4 В цьому типі процедури, моментом розкриття пропозицій вважається завершення аукціону.

3.10 Особливості Двоетапного тендеру.

3.10.1 Період уточнень розраховується Майданчиком автоматично, таким чином, аби завершитись за добу до завершення періоду подання пропозицій, якщо той становить більше 5 днів, та 4/5 тривалості періоду подання пропозицій, якщо він становить менше 5 днів.

3.10.2 Замовником встановлюється лише дата та час завершення періоду подання пропозицій. Мінімальний строк подання пропозицій становить одну добу.

3.10.3 При подачі пропозицій, Учасники Двоетапного тендеру мають зазначити, які документи є комерційною частиною пропозиції. Такі документи розкриються Замовникові для розгляду тільки після прекваліфікації. Також Учасник Двоетапного тендеру може надати деяким документам ознаки конфіденційних - це зробить їх доступними тільки для Замовника.

3.10.4 Якщо на момент завершення періоду подання пропозицій подано мінімум дві пропозиції, тендер перейде до етапу прекваліфікації. На цьому етапі розкриваються Замовникові тільки технічна та кваліфікаційна частини пропозиції, комерційна частина залишається прихованою та розкривається тільки після аукціону. Замовник розглядає пропозиції учасників та допускає їх до аукціону, або відхиляє ті пропозиції, що не підійшли за його вимогами.

3.10.5 Учасник, чия пропозиція не була допущена до аукціону або відхилена, може за власним рішенням завантажувати додаткові вкладені файли, або змінювати суму пропозиції.

3.10.6 Закупівля вважається успішною якщо подано мінімум одну пропозицію. В такому випадку процедура перейде одразу до кваліфікації. Якщо після прекваліфікації до аукціону допущено лише одного Учасника, то процедура також перейде одразу до кваліфікації.

3.10.7 В цьому типі процедури, моментом розкриття пропозицій вважається момент початку прекваліфікації.

3.10.8 Розділення предмету закупівлі на лоти дозволяється лише за відсутності нецінових критеріїв для цього тендеру.

3.11 Особливості Запиту цінових пропозицій.

3.11.1 Період уточнень у Запиті цінових пропозицій встановлюється Замовником самостійно. Період уточнень не може бути меншим ніж 1 робочий день.

3.11.2 Замовником встановлюється дата та час завершення періоду подання пропозицій. Мінімальний строк подання пропозицій становить 1 робочий день.

3.11.3 Подання пропозицій у таку процедуру є безкоштовним для Постачальників.

3.11.4 У випадку, якщо на закупівлю була подана хоча б одна пропозиція, закупівля автоматично переводиться на статус “Завершено”.

3.11.5 Якщо на процедуру не було подано жодної пропозиції, вона вважається такою, що не відбулася.

3.12 Особливості Конкурентного вибору.

3.12.1 Період уточнень у Конкурентному виборі встановлюється Замовником самостійно. Період уточнень не може бути меншим ніж 1 робочий день.

3.12.2 Замовником встановлюється дата та час завершення періоду подання пропозицій. Мінімальний строк подання пропозицій становить 1 робочий день.

3.12.3 Подання пропозицій у таку процедуру є безкоштовним для Постачальників.

3.12.4 У випадку, якщо на закупівлю була подана хоча б одна пропозиція, закупівля автоматично переводиться на статус “Завершено”.

3.12.5 Якщо на процедуру не було подано жодної пропозиції, вона вважається такою, що не відбулася.

3.12.6 Процедура не передбачає аукціону, учасники мають можливість знижувати вартість до закінчення періоду подання пропозицій.

3.12.7 Процедура передбачає створення декількох позицій у тендері, учасник має можливість подавати пропозицію у кожну з них окремо.

3.12.8 Під час створення процедури замовник визначає чи надавати можливість постачальнику подавати пропозицію на не повний обсяг закупівлі.

3.12.9 Після завершення періоду подання пропозицій Замовник має можливість обрати переможцем як одного так і декількох постачальників.

4. Плата за використання Системи.

4.1 Плата з Замовника стягується у випадку вибору та активації одного із пакетів процедур:

  • Запит цінових пропозицій;
  • Закриті тендери;
  • Оплата Замовником.

4.2 Плата за оголошені процедури вказані в п. 4.1 Регламенту Замовнику не повертається.

4.3 Плата з Учасника стягується в момент подання ним пропозиції на тендер, за винятком процедур, що були оплачені замовником вказаних в п. 4.1 Регламенту.

4.4 Плата за подання пропозиції повертається Учаснику в наступних випадках:

  • Учасник скасував свою пропозицію до моменту розкриття пропозицій;
  • Замовник скасував тендер.

5. Підстави для відключення Учасників та Замовників від Майданчику

5.1 Оператор Майданчика має право зупинити надання послуг Учаснику/Замовнику у випадку наявності однієї з таких ситуацій:

5.1.1 розміщення інформації, яка заборонена чинним законодавством або носить ознаки шахрайських дій;

5.1.2 отримання обов’язкових до виконання рішень компетентних державних органів України;

5.1.3 вимог власників прав інтелектуальної власності, у т.ч., але не обмежуючись, авторських або суміжних прав, прав на знаки для товарів та послуг, на винаходи та корисні моделі, на промислові зразки та т.п.;

5.1.4 іншого порушення прав або законних інтересів інших користувачів Майдачника, юридичних та фізичних осіб за їх мотивованим зверненням (у тому числі у разі порушень прав споживачів);

5.1.5 виявлення інформації про Користувача, що свідчить про несумлінне використання Майданчика, надання Користувачем недостовірної інформації, здійснення діяльності з порушенням вимог чинного законодавства України.

5.2 Оператор Майданчика залишає за собою право видаляти з Майданчика та з власних серверів будь-яку інформацію або матеріали, які, на його думку, є неприйнятними, незаконними, недостовірними, дискримінаційними, такими, що порушують етичні, гуманістичні, моральні норми, нехтують правилами пристойності, носять характер шахрайських дій тощо або порушують цей Регламент.

5.3 Зупинка надання послуг триває протягом періоду необхідного для врегулювання питань, які стали підставою для припинення надання послуг. Якщо питання між сторонами не врегульовані Оператор Майданчика має право в достроковому порядку розірвати договірні відносини і припинити надання послуг.

6. Прикінцеві положення

6.1 Цей Регламент може бути змінений за рішенням Майданчика в односторонньому порядку.

6.2 Зміни (доповнення) до Регламенту, вступають в силу в строк визначений при такому розміщенні.

6.3 Оператор Майданчика не несе відповідальності перед Користувачами або іншими третіми особами щодо:

6.3.1 змісту та законності, достовірності та повноти інформації (контенту), що надається/одержуваної Користувачем при використанні Майданчика;

6.3.2 якості товарів/послуг, що пропонуються Учасниками на Майданчику, доставку їх у строк;

6.3.3 дії Замовника щодо вибору того чи іншого Учасника як переможця тендеру;

6.3.4 відповідності товарів/послуг, придбаних за допомогою Майданчику, очікуванням та/або вимогам Замовника;

6.3.5 виконання Учасниками своїх зобов’язань по доставці придбаних за допомогою Майданчику, їх повернення або заміни, повернення коштів у разі розірвання договору тощо;

6.3.6 виконання гарантійних зобов’язань Замовників перед Учасниками та Учсаників перед Замовниками по придбаних за допомогою Майданчику товарів/послуг;

6.3.7 відповідності діяльності, здійснюваної Учасником, з продажу товарів/надання послуг вимогам законодавства України;

6.3.8 виконання Замовниками своїх зобов’язань по оплаті замовлених у Учасників товарів/послуг.