Регламент використання електронної системи закупівель RIALTO на інтернет-сайті zakupki.prom.ua

1. Загальні положення

Цей регламент визначає правила і порядок використання системи електронних закупівель RIALTO і є обов’язковим для всіх користувачів системи, включаючи замовників, учасників та електронних майданчиків, які підключені до системи.

1.1 Визначення основних термінів

Авторизований електронний Майданчик (далі - Майданчик) – авторизована Оператором інформаційна система, яка є складовою частиною Системи та забезпечує реєстрацію осіб, автоматичне розміщення, отримання і передання інформації та документів під час проведення процедур закупівель, користування сервісами з автоматичним обміном інформацією, доступ до якого здійснюється за допомогою мережі Інтернет;

Аукціон (Модуль аукціону) – складова частина Системи, що забезпечує можливість Учасників, які подали пропозицію на закупівлю, зменшити ціну згідно правил, визначених цим Регламентом;

Двоетапний тендер – процедура відбору, в якій наявна прекваліфікація учасників на предмет відповідності їх пропозицій технічним вимогам, встановленим Замовником;

Запит цінових пропозицій - це спрощений тип тендерної процедури, в якій Замовник створює заявку на надання послуг чи створення певного проекту для потенційних виконавців;

Замовник – фізична особа підприємець або юридична особа, яка здійснює закупівлі з використанням електронної системи RIALTO;

Електронна система закупівель (далі – Система) – інформаційно-телекомунікаційна система, що забезпечує проведення процедур закупівель, створення, розміщення, оприлюднення та обмін інформацією і документами в Системі, до складу якої входять Центральний веб-портал, Центральна база даних, Модуль аукціону та Авторизовані електронні майданчики, між якими забезпечено автоматичний обмін інформацією та документами;

Користувач Системи – Замовник, Учасник;

Крок аукціону – мінімальна сума або відсоток від початкової пропозиції, на які в ході електронного аукціону може здійснюватися зниження цінової пропозиції;

Оператор електронної системи закупівель (далі - Оператор) – організація, яка визначає правила користування системою, авторизує електронні майданчики і здійснює їх підключення до Системи, виконує адміністрування Системи та забезпечує дотримання правил всіма користувачами Системи;

Простий тендер – процедура відбору учасників, у якій кваліфікація пропозицій учасників відбувається тільки після аукціону;

Рейтинг замовника – показник, який розраховується Системою автоматично на основі історії проведення закупівель Замовником в Системі, і публікується (у відкритому доступі) на Центральному порталі Системи і сайтах Майданчиків для інформування зацікавлених учасників щодо репутації Замовника;

Рейтинг постачальника – показник, який розраховується Системою автоматично на основі історії дій Учасника в Системі (подання пропозицій, запитання, скарги, тощо), і публікується (у відкритому доступі) на Центральному порталі Системи і сайтах Майданчиків для інформування зацікавлених сторін щодо репутації Замовника;

Тендер (Торги, Закупівля, Процедура) – здійснення відбору учасників з метою визначення переможця торгів згідно з процедурами, встановленими цим Регламентом;

Учасник – фізична особа підприємець або юридична особа, яка виявила намір взяти участь у закупівлях з використанням електронної системи RIALTO та є зареєстрованим користувачем Системи.

Центральна база даних – складова частина Системи, що забезпечує обмін інформацією між елементами системи, включаючи Центральний веб-портал, Авторизовані електронні Майданчики та інше;

2. Підключення Замовників до Системи

2.1 До початку проведення закупівель за допомогою Системи, Замовник повинен:

  • Ознайомитись з цим Регламентом, прийняти його правила і, за необхідності, внести зміни до внутрішніх положень про здійснення закупівель;
  • Призначити Куратора з числа вищих посадових осіб Замовника, який буде отримувати регулярну звітність про стан закупівель Замовника та проблеми, які виникають в процесі роботи і брати участь у вирішенні спірних питань;
  • Укласти договір з одним або декількома Майданчиками і створити облікові записи, необхідні для роботи в Системі.

2.2 Майданчик має право в будь-який момент припинити надання послуг за договором із Замовником/Учасником у випадку порушення ними положень цього Регламенту. При цьому застосовуються норми та санкції, встановлені у договорі між Майданчиком та Замовником/Учасником.

3. Планування закупівель

3.1 Для ефективного використання Системи і надання учасникам можливості планувати свої ресурси, Замовники можуть завчасно опублікувати плани здійснення закупівель в Системі, зазначаючи наступну інформацію:

  • предмет закупівлі
  • статтю класифікатора
  • очікувану вартість
  • обсяги закупівлі
  • тип процедури закупівлі
  • орієнтовний початок процедури.

3.2 Замовники можуть за необхідності вносити зміни до плану закупівель.

4. Загальні умови здійснення закупівлі

4.1 Оголошення про проведення закупівлі

4.1.1 Замовник не пізніше ніж за 3 дні до бажаної дати проведення аукціону публікує оголошення про проведення закупівлі, яке містить наступну інформацію:

  • Опис предмету закупівлі
  • Опис окремих номенклатурних позицій, необхідну кількість, місце та дати їх постачання та їх класифікацію за Єдиним Закупівельним Словником країн-членів ЄС (CPV, ДК ххх:2015)
  • Очікувану вартість закупівлі (за необхідності)
  • Умови оплати
  • Крок аукціону
  • Дату і час завершення прийому запитань
  • Дату і час початку прийому пропозицій
  • Дату і час завершення прийому пропозицій
  • Контактну інформацію представників Замовника, до яких можна звертатись за уточненнями або запитаннями
  • Вимоги до кваліфікації учасників (у вигляді окремого вкладеного файлу)
  • Іншу інформацію у вигляді вкладених файлів

4.1.2 Додатково до цієї інформації, Замовник може визначити наступні елементи:

  • Якісні (нецінові) показники, які будуть застосовуватись до пропозицій учасників з метою визначення найкращої пропозиції
  • Вимоги до гарантійного забезпечення, яке мають надати учасники для участі в тендері

4.1.3 Замовник може розділити предмет закупівлі, на окремі частини (лоти) для збільшення конкуренції. Кожен окремий лот розглядається як окрема закупівля.

4.1.4 В оголошенні про проведення закупівлі не дозволяється згадувати окремі електронні майданчики з вказівкою про те, що прийом пропозицій відбувається саме через ці майданчики.

4.1.5 В оголошенні про проведення закупівлі не дозволяється вказувати інші способи подання/ прийому пропозицій, аніж ті, що передбачені цим Регламентом (через електронну пошту, листом на адресу замовника, телефонним повідомленням тощо).

4.1.6 Замовник не має права розміщувати оголошення про один і той самий предмет закупівлі одночасно в Системі і поза Системою.

4.2 Використання якісних (нецінових) показників

4.2.1 Замовник може встановити якісні показники для визначення економічно найвигіднішої пропозиції, але вага таких показників не повинна перевищувати 50% від загальної вартості.

4.2.2 У випадку застосування таких показників, під час створення оголошення про закупівлю, Замовник визначає конкретні припустимі значення кожного показника і вагу кожного значення. Ця інформація публікується в складі оголошення і Учасники можуть заздалегідь оцінювати якісні показники своєї пропозиції і підвищувальний коефіцієнт, який вони отримують.

4.2.3 При проведенні двоетапного тендеру, Замовник може визначати критерії, обов’язкові для заповнення учасниками, та критерії, які закриті для учасників. Обов’язкові критерії заповнюються Учасником та можуть бути переглянуті Замовником. Закриті критерії заповнюються виключно Замовником, під час прекваліфікації.

4.3 Період уточнень

4.3.1 Період уточнень має свої особливості, які залежать від обраного типу закупівлі. При проведенні Простого тендеру тривалість періоду уточнень встановлюється Замовником самостійно, з урахуванням особливостей, визначених розділом 4.10 цього Регламенту. При проведенні Двоетапного тендеру тривалість періоду уточнень встановлюється автоматично таким чином, аби завершитись за день до закінчення періоду подання пропозицій.

4.3.2 До моменту завершення періоду уточнень, Учасники можуть задавати запитання. Запитання Учасників і відповіді Замовника публікуються на Центральному порталі і веб-сайтах Майданчиків.

4.3.3 При проведенні Простого тендеру, Замовник може надавати відповіді та вносити зміни до оголошення до завершення періоду уточнень. При проведенні Двоетапного тендеру, Замовник може надавати відповіді та вносити зміни до Оголошення до завершення періоду подання пропозицій, з урахуванням особливостей, визначених розділом 4.11 цього Регламенту.

4.3.4 Звернення Учасників до контактної особи Замовника напряму поза межами Системи не можуть розглядатись як офіційні і не враховуються під час подальшого перебігу процедур за виключенням випадку, коли Замовник вносить зміни до оголошення закупівлі, базуючись на результатах такого спілкування.

4.4 Подання пропозицій

4.4.1 Учасники можуть подавати свої пропозиції на закупівлю з моменту початку прийому пропозицій і до моменту завершення цього періоду, як було визначено Замовником в Оголошенні.

4.4.2 Учасники подають пропозиції на тендер виключно через Систему. В момент подання пропозиції Майданчик стягує з Учасника плату відповідно до встановлених Оператором тарифів.

4.4.3 До завершення періоду подання пропозицій, Учасник може внести зміни до пропозиції або скасувати її. У випадку скасування тендеру, Майданчик повертає Учаснику плату за подання пропозиції.

4.4.4 До моменту розкриття цінових пропозицій, Система забезпечує їх конфіденційність. Інформація про подані цінові пропозиції не розкривається.

4.4.5 Кожен учасник має право подати одну або декілька пропозицій на один і той самий тендер або один і той самий лот, якщо закупівля була розділена на лоти. У випадку такого подання декількох пропозицій, Учасник повинен скористатись декількома Майданчиками.

4.4.6 У випадку, якщо Учасник подав декілька пропозицій, відповідно до положень пункту 4.4.5 цього Регламенту, а згодом одну з них вирішив відкликати, Замовник має право відхилити всі інші пропозиції цього учасника, не розглядаючи їх.

4.5 Реверсивний аукціон

4.5.1 Дата і час аукціону визначаються Системою автоматично, в момент початку прийому пропозицій.

4.5.2 Всі учасники, які подали пропозиції на Тендер, та не були відхилені на прекваліфікації, автоматично допускаються до аукціону. Після аукціону, вся інформація (включаючи вкладені файли) по поданим пропозиціям автоматично публікується на Центральному порталі і сайтах Майданчиків.

4.6 Визначення переможця процедури

4.6.1 Після завершення Аукціону, Система автоматично розкриває інформацію про Учасників і сортує остаточні пропозиції (з урахуванням результату Аукціону) від найменшої ціни до найбільшої (у випадку застосування Замовником нецінових критеріїв - від найбільш економічно вигідної до найменш економічно вигідної) для визначення порядку розгляду пропозицій Замовником.

4.6.2 Учасник, чия пропозиція знаходиться на розгляді у Замовника, або чия черга розгляду ще не настала, може за власним рішенням завантажувати додаткові вкладені файли. У випадку, якщо такі вкладені файли містять змінену або доповнену інформацію, Замовник має право залишити таку інформацію без розгляду. Учасники, чия пропозиція була оголошена переможцем або відхилена, можливості завантажувати додаткові файли не мають.

4.6.3 Замовник виконує розгляд пропозицій у порядку, визначеному Системою. За наявності підстав для відхилення пропозиції, Замовник надає обґрунтування таких підстав (у вигляді вкладеного файлу, який прикріплюється до рішення Замовника в Системі і дискваліфікує таку пропозицію. У такому випадку, Система пропонує Замовнику розглянути наступну за порядком пропозицію. Підставою для відхилення може бути лише недотримання умов або вимог, що були вказані в тендерній документації, яку Замовник додавав до закупівлі, як вказано у п 4.1.1.

4.6.4 За відсутності підстав для відхилення, Замовник публікує в Системі рішення про визнання пропозиції переможцем. Скасувати рішення про визнання пропозиції переможцем Замовник може самостійно, у випадку відмови Учасника від укладання договору.

4.6.5 Рішення про визначення переможця Замовник має опублікувати в системі протягом трьох календарних днів з моменту прийняття такого рішення, але не пізніше, ніж через 20 календарних днів з моменту завершення аукціону, якщо інше не передбачено в тендерній документації Замовника.

4.7 Публікація договору

4.7.1 Після укладання договору з Учасником, який був визнаний переможцем, Замовник має можливість опублікувати інформацію про договір, зазначаючи наступну інформацію:

  • Номер договору
  • Вартість договору
  • Дата укладання договору
  • Дата завершення договору

4.7.2 Замовник може додати текст договору у вигляді вкладених файлів

4.8 Скасування закупівлі

4.8.1 Замовник може у будь-який момент до завершення тендеру скасувати закупівлю, опублікувавши в Системі причини такого скасування. В цьому випадку Майданчики повертають Учасникам оплату за подання пропозицій.

4.9 Особливості Простого тендеру

4.9.1 Період уточнень у Простому тендері встановлюється Замовником самостійно. Період уточнень не може бути меншим ніж 1 робочий день.

4.9.2 Період подання пропозицій не може бути меншим ніж 1 робочий день.

4.9.3 У випадку, якщо на закупівлю була подана лише одна пропозиція, закупівля автоматично переводиться на стадію визначення переможця.

4.9.4 В цьому типі процедури, моментом розкриття пропозицій вважається завершення аукціону.

4.10 Особливості Двоетапного тендеру

4.10.1 Період уточнень розраховується системою автоматично, таким чином, аби завершитись за добу до завершення періоду подання пропозицій, якщо той становить більше 5 днів, та ⅘ тривалості періоду подання пропозицій, якщо він становить менше 5 днів.

4.10.2 Замовником встановлюється лише дата та час завершення періоду подання пропозицій. Мінімальний строк подання пропозицій становить одну добу.

4.10.3 При подані пропозицій, Учасники Двоетапного тендеру мають зазначити, які документи є комерційною частиною пропозиції - вони розкриються Замовникові для розгляду тільки після прекваліфікації. Також Учасник Двоетапного тендеру може надати деяким документам ознаки конфіденційних - це зробить їх доступними тільки для Замовника.

4.10.4 Якщо в момент редагування процедури до завершення періоду подання пропозицій залишається менше трьох днів, Замовник має продовжити його таким чином, аби від моменту внесення змін до завершення періоду подання пропозицій залишалося мінімум три дні.

4.10.5 Якщо на момент завершення періоду подання пропозицій подано мінімум дві, тендер перейде до етапу прекваліфікації. На цьому етапі розкриваються Замовникові тільки технічна та кваліфікаційна частини пропозиції, комерційна частина залишається прихованою та розкривається тільки після аукціону. Замовник розглядає пропозиції учасників та допускає їх до аукціону, або відхиляє ті пропозиції, що не підійшли за його вимогами.

4.10.6 Учасник, чия пропозиція не була допущена до аукціону або відхилена, може за власним рішенням завантажувати додаткові вкладені файли, або змінювати суму пропозиції.

4.10.7 Закупівля вважається успішною якщо подано мінімум одну пропозицію. В такому випадку процедура перейде одразу до кваліфікації. Якщо після прекваліфікації до аукціону допущено лише одного Учасника, то процедура також перейде одразу до кваліфікації.

4.10.8 В цьому типі процедури, моментом розкриття пропозицій вважається момент початку прекваліфікації.

4.10.9 Розділення предмету закупівлі на лоти дозволяється лише за відсутності нецінових критеріїв для даного тендеру.

4.11 Особливості Запиту цінових пропозицій

4.11.1 Період уточнень у Запиті цінових пропозицій встановлюється Замовником самостійно. Період уточнень не може бути меншим ніж 1 робочий день.

4.11.2 Замовником встановлюється дата та час завершення періоду подання пропозицій. Мінімальний строк подання пропозицій становить 1 робочий день.

4.11.3 Подання пропозицій у дану процедуру є безкоштовним для Постачальників.

4.11.4 У випадку, якщо на закупівлю була подана хоча б одна пропозиція, закупівля автоматично переводиться на статус “Завершена”.

4.11.5 Якщо на процедуру не було подано жодної пропозиції, вона вважається такою, що не відбулася.

5. Плата за використання Системи

5.1 Плата з Замовника стягується в момент публікації Оголошення про проведення закупівлі для таких видів процедур:

  • Запит цінових пропозицій.

5.2 Плата за оголошені процедури, вказані в п. 5.1, Замовнику не повертається.

5.3 Плата з Учасника стягується в момент подання ним пропозиції на тендер, за винятком видів процедур вказаних в п. 5.1.

5.4 Плата за подання пропозиції повертається Учаснику в наступних випадках:

  • Учасник скасував свою пропозицію до моменту розкриття пропозицій
  • Замовник скасував тендер

6. Прикінцеві положення

6.1 Цей Регламент може бути змінений за рішенням Оператора в односторонньому порядку.

6.2 Зміни (доповнення) до Регламенту, вступають в силу в строк визначений при такому розміщенні.